1 december 2021 // Tijd van lijstjes en terugblikken

Het is nu alweer December. Een maand met familie, gezelligheid en samenzijn, maar ook een maand met lijstjes, jaarafsluitingen, overzichten, rapportages en terugblikken op de afgelopen periode. Laten we nu net een aantal opties hebben gemaakt die daarbij behulpzaam zijn!

Bestanden beheren

Google Drive of OneDrive voelt niet echt lekker. Een netwerk-share is -zeker nu we weer vaker vanuit huis moeten werken- niet zaligmakend en een NAS beveiligen is een vak op zich. Maar waarom zou je jezelf in zulke bochten wringen? Met de optie "Bestanden voor gehele organisatie beheren in Servates" kun je ook gewoon de bestanden die je normaal op een netwerk zou zetten via Servates benaderen. Denk hierbij aan kwaliteitshandboeken, algemene informatie, gedragscodes - noem het maar op. Aangezien binnen Servates alles, dus ook bestanden, beveiligd is hoef je je ook niet druk te maken dat je bestanden deelt met mensen buiten je organisatie, want die optie is er namelijk helemaal niet. Alle bestanden zijn van jullie en jullie alleen - geeft wel een lekker gevoel.

Rapportage per traject

Rapporteren, we moeten het allemaal, maar het is meestal niet iets met een hoge prioriteit. We leven doorgaans in de waan van de dag en hebben daarbij de neiging om administratieve klussen een beetje "tussendoor" te doen (uitzonderingen daargelaten) en dat is ook logisch, want het is een eigenlijk best een klus.

Je moet proberen te herinneren, je agenda erop naslaan of je notities opzoeken, van een afgelopen periode en dat is gewoon lastig.

Daar proberen wij verandering in te brengen. Je kunt nu bij Servates per traject van een deelnemer rapportage opstellen. Tijdens het opstellen van de rapportage helpt Servates je door per doel - en wat je daar dus in de loop van de tijd iets over in verslaglegging hebt vastgelegd - over de periode van het traject te tonen. Conclusies, adviezen en/of de onderbouwing van vorige rapportages worden automatisch getoond zodat je niet handmatig je teksten hoeft te kopiëren, maar alleen aan hoeft te passen. Dit hele proces wordt in stappen gedaan waarbij elke stap afzonderlijk wordt opgeslagen; moet je even weg en kun je later pas verder werken aan het rapport? Geen enkel probleem: open het concept waar je mee bezig was en ga door. Wil je het vorige doel nog bewerken, kan ook gewoon. Alles is te bewerken totdat je de rapportage afrondt, vanaf dat moment is de rapportage in te zien en ook te downloaden als Word bestand - met uiteraard jullie eigen opmaak.

Externe gebruikers toegang

Het is nu mogelijk om externe personen bepaalde mate toegang te geven tot deelnemer dossiers van Servates - dan hoef je misschien niet eens direct te rapporteren, maar geef je een externe gebruiker gewoon "toegang".

Externe personen, bijvoorbeeld van een bepaalde opdrachtgever, kunnen dan gegevens inzien binnen jullie eigen Servates omgeving. Dat betekent wél dat deze persoon ook als gebruiker bekend moet zijn bij Servates. Als de optie "Externe gebruikers" actief is, dan krijg je onder Administratie > Gebruikersbeheer de extra menu-optie "Externe gebruikers"; met deze optie kun je een externe gebruiker koppelen aan de deelnemer waar hij/zij toegang toe heeft en zelfs welke rechten deze externe gebruiker heeft tot het dossier van deze deelnemer.

Externe gebruikers hebben standaard géén toegang tot deelnemers tenzij deze gekoppeld zijn en externe gebruikers hebben ook geen dashboard, taken of andere opties. Wij raden normaliter al aan om "einddata" toe te kennen aan gebruikers, maar met de optie "Externe gebruikers" willen we dit nogmaals onder de aandacht brengen. Voorkom datalekken door gebruikers met een einddatum op te nemen in het systeem.

Periodiek overzicht impactonderzoeken

Voor de impactonderzoeken was er al een mogelijkheid om het verschil tussen start en eind van alle onderzoeken voor alle deelnemers te bekijken, maar hierbij was het niet mogelijk om het verschil tussen een periode of verschillen tussen specifieke groepen te bekijken. Nu is daar ook de mogelijkheid bijgekomen om een vergelijking te kunnen doen per periode. Met de optie Rapportage > Impactonderzoeken heb je nu de mogelijkheid om een periode te selecteren - of specifieke datums - en door eventueel zelfs een specifieke groep, opdrachtgever of deelnemers te selecteren heel specifiek het verloop van de impactonderzoeken te bekijken over die selectie. Deze selectie wordt ook opgeslagen als Rapportage om op een later moment opnieuw in te zien of misschien te bewerken.

Ook is in de rapportage een veel beter inzicht te verkrijgen in antwoorden op vragen die normaliter niet in een spin-diagram passen; zo hebben we namelijk ook cirkeldiagrammen toegevoegd voor vragen die niet in een spindiagram passen.

Daarnaast is er nu ook de mogelijkheid om "anoniem" vragen te stellen. De antwoorden op deze vragen zijn niet inzichtelijk bij een specifieke deelnemer, maar zijn wel zichtbaar bij de overzichtsrapportages. Op deze manier kun je de deelnemer ook niet direct confronteren met een antwoord waarop je het antwoord misschien helemaal niet direct wilt weten.

Bovenstaande geldt alleen voor niet-tekstuele vragen. Alle tekstvragen vallen buiten elke vorm van rapportage.