1 november 2021 // Periodieke facturatie vervallen, administratie onderzoeken aangepast en meer

De dagen worden nu serieus korter en misschien is dit nu net het moment om het "donkere thema" van Servates aan te zetten om je ogen wat meer rust te gunnen! Maar de afgelopen maand zijn we ook weer bezig geweest met zaken die wat meer helderheid moeten brengen!

Handmatig factureren

Voorheen was er een mogelijkheid om periodiek facturen klaar te zetten voor opdrachtgevers. Dit heeft voornamelijk geleidt tot verwarring en niet tot een verbetering van het proces. Daarom is nu periodiek factureren komen te vervallen en is het mogelijk om gewoon facturen te maken op basis van een periode. Daarnaast is er bij de deelnemers een optie om "Vergoedingen en declaraties" toe te voegen. Deze zullen automatisch worden opgenomen in de factuur.

Administratie onderzoeken

Op veler verzoek hebben we de administratie van de onderzoeken aangepast. Waar je eerst alle vragen van alle onderzoeksets in een overzicht had hebben we dat nu, net als overige onderdelen van Servates, opgesplitst per set. Je krijgt nu per set de mogelijkheid om de categorieën van die set te bewerken en per categorie de mogelijkheid om de vragen daarvan te bewerken. Dit is een stuk eenvoudiger te bewerken en geeft overzicht!

Deelnemer inlog

Veel van jullie zijn intussen gebruik gaan maken van de mogelijkheid dat deelnemers mogen inloggen bij Servates en daarmee overzicht te krijgen in hun eigen dossier. Naast de optie om je eigen logo en je eigen signaalkleur te gebruiken, waar we vorige maand het even snel over gehad hebben, heb je nu ook iets meer invloed op welke onderdelen de deelnemer wel of niet te zien zal krijgen.

Vooralsnog is het mogelijk om aanwezigheid en verzuim te verbergen voor de deelnemer en om eventueel het dashboard over te slaan en direct het dossier te tonen (de optie tot dashboard is er dan nog wel) - en we zijn nog bezig met een aantal andere opties voor het deelnemer dossier, maar daarover houden we jullie op de hoogte!

Deze opties zijn beschikbaar onder Administratie > Algemeen > Instellingen > Optionele modules > Deelnemersdossier

Zorgplan, behandelplan, begeleidingsplan

Hetzelfde laken een pak! Allemaal termen die eigenlijk hetzelfde omschrijven, maar we hebben gekozen voor het laatste: Begeleidingsplan.

Je hebt nu binnen Servates de mogelijkheid je begeleidingsplan direct op te nemen bij de deelnemer; geen noodzaak voor losse documenten en aparte formats. Zo is het ook direct inzichtelijk voor alle begeleiders en coördinatoren van de deelnemer, net zo makkelijk!

Net als altijd staat deze optie standaard uit, maar wil je het gaan gebruiken, kijk dan bij Administratie > Algemeen > Instellingen > Optionele modules > Deelnemers > Begeleidingsplan tonen.

Financiering regelen?

Ook op veler verzoek hebben we een aantal opties toegevoegd voor de workflow stap "Financiering regelen"; deze stap in het intake proces is voor sommige van jullie niet noodzakelijk en ook vaak verkeerd begrepen door de begeleiders; "wat moet ik met deze taak?"

Daarom is het nu onder Administratie > Algemeen > Instellingen > Optionele modules > Workflow te bepalen of deze stap in het proces überhaupt nodig is voor jullie en of je deze taak wilt toebedelen aan iedereen die met die deelnemer van doen heeft of dat deze taak alleen bedoeld is voor het secretariaat.

En dan ook nog dit... wel een vragenlijst, niet verzenden!

Nog even snel een greep uit een nieuwe optie die afgelopen maand is opgeleverd: de mogelijkheid om handmatig een vragenlijst voor onderzoek wel klaar te zetten voor een deelnemer, maar niet te verzenden via email - dit om gezamenlijk met de deelnemer het onderzoek te doorlopen bijvoorbeeld.