2 februari 2022 // Service waar je UU tegen zegt

Losse mailtjes, meerdere systemen, meerdere berichtstromen? Dat is met Servates niet meer nodig, althans als je de instelling "Berichtenverkeer tussen begeleider(s) en deelnemer toestaan" aanzet

Zonder jullie, geen Servates, service waar je UU tegen zegt

Om maar direct met de spreekwoordelijke deur in huis te vallen: zonder jullie zou Servates nooit zo ver gekomen zijn als totaaloplossing! Dat gezegd hebbende, wij zijn tot de conclusie gekomen dat onze klanten (jullie dus) meestal niet echt een goed idee hebben hoe je Servates goed in kan zetten én wat er met Servates eigenlijk intussen allemaal al mogelijk is. De nieuwe opties die we, naar vraag, bouwen worden meestal gebruikt door die ene klant die er om gevraagd heeft, maar verder wordt die optie vrij weinig ingezet.

En dat is jammer. Meer dan jammer zelfs! Vandaar dat we beginnen met het aanbieden van een nieuwe service waar je UU tegen zegt; met reden, want UU staat voor "Uurtje Uitleg", wij gaan gezamenlijk met jullie online een uurtje plannen waarbij we de vragen beantwoorden die eventueel bij jullie aanwezig zijn en waarbij we langs de nieuwe opties lopen die Servates al heeft.

Daarnaast hebben jullie natuurlijk altijd de mogelijkheid om tussendoor te vragen: "kan dit nou niet anders?", stuur een mail of bel, daar zijn we ook voor!

Geen losse mailtjes meer: Berichtenverkeer (BETA)

Losse mailtjes, meerdere systemen, meerdere berichtstromen? Dat is met Servates niet meer nodig, althans als je de instelling "Berichtenverkeer tussen begeleider(s) en deelnemer toestaan" aanzet (staat onder Administratie > Algemeen > Instellingen > Optionele modules > Deelnemers" met dit berichtenverkeer kun je tussen de deelnemer en de begeleiders berichten uitwisselen (net als email, maar dan zonder email) deze berichten zijn door de deelnemer en alle directe begeleiders in te zien en hiermee kun je ook gewoon documenten uitwisselen met de deelnemer.

Eigenlijk is het de bedoeling dat berichten via email niet meer nodig zijn, maar dat je alles in Servates af kan handelen. Scheelt je een hoop tijd en ergernis. Dat gezegd hebbende (en dit doen we ook voor het eerst) deze optie is uitvoerig getest en bekeken, maar is nog "in bèta" (zo heet dat in de techniek), dus het is wel af, maar er kunnen hier en daar helaas nog rariteiten optreden - wil je het gebruiken?

Graag, maar laat ons dan ook direct weten wat je bevindingen zijn mocht het allemaal niet zo lekker lopen als je van ons gewend bent.

Vereiste documenten

Iedereen die ergens in dienst gaat, ergens een abonnement afsluit of deelnemer wordt van een sociale onderneming moet dit herkennen: er moeten documenten overlegd worden. Of het nu een kopie paspoort is of een ondertekende overeenkomst. Sommige documenten moeten gewoon worden afgegeven. Daarin bieden wij nu ook de optie "Vereiste documenten". Deze optie is te vinden onder de bovengenoemde Servates instellingen.

Daarin is er ook een keuze dat een deelnemer zelf ook documenten mag inleveren (moet de deelnemer wel kunnen inloggen natuurlijk) maar je kunt dus ook voor je eigen workflow vereiste documenten bepalen. Daarnaast is er een optie tot "Digitale handtekening via Servates" mogelijk door deze optie. Het is momenteel nog niet mogelijk binnen Servates om een digitale handtekening te zetten, maar lees: nog niet. Wil je dit in de toekomst wel gaan gebruiken, dan is het noodzakelijk dat jullie en de deelnemer daarover een overeenkomst afsluiten en dat deze als "vereist document" wordt toegevoegd in Servates. Is nu nog -heel dichtbij zijnde- toekomstmuziek, maar hou het even in de gaten!

Roosters voor groepen en deelnemers

Er is nu ook een mogelijkheid om een rooster voor een groep te maken en die automatisch door te zetten bij de deelnemers van die groep. Mocht een deelnemer lid zijn van een groep (of meerdere), dan krijg je de mogelijkheid bij "Rooster bewerken" het rooster van de groep automatisch over te nemen. Scheelt weer een hoop geklik en gesleep!

De exportmogelijkheid van verslaglegging. Je kunt, on-the-fly, een overzicht maken van de verslaglegging over een bepaalde periode.

Export mogelijkheid verslaglegging

Ook nieuw! De exportmogelijkheid van verslaglegging. Je kunt, on-the-fly, een overzicht maken van de verslaglegging over een bepaalde periode. Dit Word document wordt niet automatisch opgenomen in de bestanden of als rapportage (de informatie staat immers al in Servates), maar is een overzicht van alle verslagen van die periode. Ook dit is uitvoerig getest, maar wel op basis van wat wij dachten dat noodzakelijk was en misschien mis je hier wat, of heb je op deze optie wat aan te merken, blijf er dan niet mee zitten, maar laat het ons weten, dan kunnen we er wat aan doen!